Банки охотно ссужают деньги под недвижимость, потому что обычно это стабильная система, сохраняющая свою ценность. Бизнес иного рода бывает сложно профинансировать, потому что он может считаться нестабильной системой. Я часто слышу следующее: "Единственный случай, когда банк дает вам деньги, — это когда они вам не нужны", Я смотрю на это по-другому. По моим наблюдениям, банк ссужает вам деньги в том случае, когда у вас есть стабильная система, обладающая ценностью, и когда вы можете доказать, что деньги будут возвращены.

Хороший бизнесмен может управлять многими системами эффективно, не становясь частью системы. Истинную бизнес-систему можно сравнить с машиной, которой не нужен какой-то конкретный человек, чтобы управлять ею. Это может сделать любой, кто знает, как управлять машиной. То же самое верно и в отношении бизнеса квадранта Б, но не всегда верно в отношении бизнеса квадранта С. В большинстве случаев человек из квадранта С и есть система.

Однажды я хотел открыть небольшой магазин, специализирующийся на редких коллекционных монетах, и богатый папа сказал мне: "Всегда помни, что квадрант Б получает больше денег от инвесторов, потому что они вкладывают в хорошие системы и в людей, которые могут создавать хорошие системы. Инвесторы не любят делать вложения в бизнес, где система вечером уходит домой спать".

Любой бизнес, большой или малый, нуждается в том, чтобы все его системы были на месте и работали, осуществляя свою ежедневную деятельность. Даже индивидуальный предприниматель в форме физического лица должен одевать разные шляпы, когда идет заниматься своими делами. В сущности, индивидуальный предприниматель — это все системы в нем самом.

Чем лучше система, тем меньше вы зависите от других. Роберт так описывает "McDonald's": "Повсюду в мире он одинаковый, и работают в нем подростки". Это возможно потому, что работает хорошо отлаженная система. "McDonald's" зависит от систем, а не от людей.

Роль управляющего

Работа, управляющего состоит в том, чтобы следить за функционированием всех систем и выявлять слабые места, прежде чем они приведут к сбоям в системе. Это может проявляться по-разному, но бывает особенно болезненно тогда, когда ваша компания быстро растет. Ваш объем продаж растет, продукция или услуги пользуются вниманием средств массовой информации, но вдруг вы начинаете не справляться с поставками. В чем дело? Обычно это случается потому, что ваши системы не выдерживают возросшего спроса. У вас не было достаточно телефонных линий, или операторов, отвечающих на звонки, или у вас были слишком малые производственные мощности, или не хватило рабочего времени, чтобы удовлетворить спрос, или у вас не хватило денег, чтобы выпустить товар или нанять дополнительную рабочую силу. Какой бы не была причина, вы упустили возможность поднять ваш бизнес на следующую ступень успеха, поскольку отказала одна из ваших систем.

На каждой новой ступени роста управляющий должен планировать системы, необходимые для выхода на следующую ступень, от телефонных до кредитных линий и потребностей производства. Системы лежат в основе управления денежным потоком и общением. По мере того как ваши системы будут становиться все более отлаженными, вам и вашим сотрудникам придется прилагать все меньше и меньше усилий. Без хорошо спроектированных и успешно функционирующих систем ваш бизнес будет трудоемким. Когда у вас будут хорошо спроектированные и успешно функционирующие системы, появится и актив в форме бизнеса, который все захотят купить.

Типичные системы

В следующем разделе приводится список типичных систем, которые должен иметь успешный бизнес. В некоторых случаях некоторые из них могут быть определены иначе, чем в списке, но, в том или ином виде, они необходимы для функционирования бизнеса. (Например, если — организация специализируется на услугах, "система по разработке продукции" называется "процедуры предоставления услуг". Детали могут быть разными, но основные элементы остаются теми же. Обе системы обеспечивают разработку продукции [или услуг], которые в конечном итоге будут предложены потребителям.)

В случае франшизы и организаций сетевого маркетинга многие из этих систем предоставляются автоматически. За стоимость франшизы или плату за членство в организации сетевого маркетинга вы получаете инструкции с описанием систем, предоставляемых для вашего бизнеса. Именно это делает такого рода «готовые» бизнесы столь привлекательными для многих людей.

Если вы хотите создавать свой бизнес, ознакомьтесь с этим списком систем. Хотя вы уже выполняете многие из этих функций, но, возможно, не рассматривали их как отдельные системы. Чем больше вы формализуете вашу деятельность, тем более эффективным будет становиться ваш бизнес.

Системы ежедневной деятельности офиса:

• ответы на телефонные звонки;

• получение и просмотр почты;

• покупка и обслуживание офисного оборудования и расходных материалов;

• работа факса и электронной почты;

• входящая/исходящая корреспонденция;

• защита информации и архивирование данных.

Системы разработки продукции:

• разработка продукции и ее правовая защита;

• разработка упаковки и сопроводительных материалов (каталогов и т. п.);

• разработка производственных методов и процессов;

• разработка методов расчета производственных расходов и цен.

Системы производства и запасов:

• выбор поставщиков;

• определение предлагаемых гарантий на продукцию или услуги;

• определение цен на продукцию или услуги (оптовых и розничных);

• процесс повторных заказов для создания запасов;

• получение и складирование продукции в качестве запасов;

• согласование физических запасов с бухгалтерскими записями.

Системы обработки заказов:

• получение и регистрация заказов — по почте, факсу, телефону, компьютеру;

• выполнение и упаковка заказов;

• отправка заказов.

Системы выставления счетов к получению:

• выставление счетов клиентам за заказы;

• получение оплаты за заказы и предоставление клиентам кредитов на оплату заказов (наличными, чеками или кредитными карточками);

• взимание неоплаченных и просроченных платежей.

Системы по работе с клиентами:

• процедура приема возвращаемой продукции и возврата денег клиентам;

• реагирование на жалобы клиентов;

• замена неисправной продукции или выполнение других гарантийных услуг.

Системы счетов к оплате:

• процедуры закупок и требуемые подтверждения;

• процесс оплаты за материалы и запасы;

• мелкие расходы.

Системы маркетинга:

• разработка общего плана маркетинга;

• разработка и выпуск рекламных материалов;

• разработка общих и перспективных направлений;

• разработка плана рекламы;

• разработка плана по связям с общественностью;

• разработка плана прямой рекламы по почте;

• разработка и ведение базы данных;

• разработка и ведение сайта в Интернете;

• анализ и отслеживание статистики продаж.

Системы человеческих ресурсов:

• процедуры приема на работу и трудовые договоры; обучение персонала;

• процесс выплаты заработной платы и система поощрений.

Системы общего бухгалтерского учета:

• управление процессом бухгалтерского учета посредством ежедневных, недельных, месячных, квартальных и годовых отчетов;

• управление деньгами с надежным обеспечением будущих потребностей в кредите;

• составление бюджета и прогнозирование;

• декларирование и удержание налогов с заработной платы.

Общие корпоративные системы:

• переговоры по контрактам, составление и выполнение контрактов;

• разработка и защита интеллектуальной собственности;

• обеспечение необходимой страховки и покрытия;

• декларирование и уплата федеральных налогов, налогов штата и других;